Сдача отчетности в контролирующие органы является обязанностью практически всех компаний и предпринимателей. Цифровой обмен документами значительно упрощает жизнь. При этом не нужно печатать формы на бумажных носителях и относить их налоговую. Для электронной отчетности заполняются формы для передачи по телекоммуникационным каналам контролирующим органам.

Отправка электронной отчетсноти имеет свои особенности. Формирование отчетов для налоговой, ПФР, ФСС, РАР, Росстат, РПН производится на специальных сервисах. Эти документы должны быть подписаны электронной подписью. При отправке отчетности в ФНС необходим специализированный ключ, удовлетворяющий требованиям криптозащиты.

Отчет в зашифрованном виде отправляется при нажатии «Отправить». В контролирующем органе данные считываются. В ответ приходит квитанция.

Преимущества электронного документооборота (ЭДО) в цифровом формате

• экономия времени. Передача отчетности онлайн выполняется со своего рабочего места. Отстаивать длинную очередь в ИФНС больше не нужно;
• экономия места. Сдача отчетности в цифровом формате позволяет избавиться от огромного количества бумаг, заполняющих рабочее пространство. Вся нужная информация находится в компьютере.
• отсутствие ошибок. До того, как отчетность будет отправлена в контролирующие органы, используемый сервис проверяет на наличие расхождений, несоответствий. Программа предупреждает о недочетах, которые нужно исправить;
• контроль приема. Бухгалтер, отправивший отчет, имеет возможность проконтролировать его прием. Государственный орган направляет протокол об этом. В случае отклонения формы можно сразу же откорректировать ее;
• автоматизация. Существуют различные софты для автоматического заполнения отчетности. К примеру, регистрация информации о налогоплательщике выполняется только в самом начале работы в системе. Далее необходимые данные о компании подгружаются автоматически;
• обмен данными. Современные сервисы позволяют загружать информацию программным путем. Вручную ее заполнять не приходится. Многие бухгалтерские программы располагают возможностью ЭДО.
• оповещения или напоминания о сроке сдачи отчета. Данный инструмент удобен для бухгалтера;
• защита информации. Передаваемые данные кодируются и зашифровываются. Они передаются по защищенным каналам связи. Посторонним лицам информация недоступна. Ее может увидеть лишь контролер ПФР, ФСС, ФНС.

Обмен данными производится благодаря специальному программному обеспечению по защищенным каналам связи. Достаточно востребованным является сервис 1С-отчетность. Но имеются и другие популярные сервисы и спецоператоры, через которых удобно передавать отчеты.